山西应用科技学院学生学籍档案管理制度

为规范学校学生学籍档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《高等学校学生档案管理办法》，特制订以下管理制度：

第一条 学生档案是学生在校期间形成的，是反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的以个人为单位组成的书面材料。学生档案是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手材料资料，是国家和社会选拔任用人才的重要根据也是干部工人档案形成的基础。由学籍科全面负责做好学生档案管理工作。

第二条 在学生档案管理工作中必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。严密保管确保学生档案的连续、完整与安全。

第三条 学生档案根据每个学生的经历和实际情况建立并真实地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关的情况。

第四条 学生档案归档材料：

1.普通高（中）招生考试档案

2.入学体检表

3.学生情况登记表

4.学年鉴定表和思想鉴定表

5.学生成绩表、论文评语考察材料

6.毕业生登记表

7.毕业生体检表

8.奖励材料（含三好学生、奖学金和优秀学生干部等）

9.处分材料（包括个人检查、调查报告、校级处分决定或免于处分的意见等）

10.就业报到通知书

11.大学录取通知书

12.其它

第五条  归档材料

1.新生入学注册取得学籍后，由学籍科为新生打印新生档案，报名登记表两张，成绩表一张，分发给各学院。

2.各学院在新生入学资格审查完成后，由学籍科组织进行新生建档。

3.由学籍科组织各二级学院新生填写《学生情况登记表》，填写无误后，按学号顺序排列交到学籍科。

4.每年的五月份，由学籍科组织各二级学院在校生填写学年鉴定表，填写完成后按学号顺序排好，由学籍科人员审核无误后组织装档。

5.毕业生的毕业生登记表、毕业生体检表按班级、学号顺序排列，在6月中旬由各学院交到教务处学籍科归档。

6.毕业生的成绩单由教务处教务科6月中旬移交学籍科，由学籍科人员进行归档。

第六条  档案填写

学籍档案是一张极为重要的“信誉卡”，与个人的切身利益息息相关。学生毕业后的就业、干部选拔、晋级、考评、转正和晋升工资等都离不开学籍档案。因此，档案填写有以下要求：

1.由学生本人亲自填写

2.使用黑色中性笔、自己清晰，写信息完整准确，不得有任何涂改档案。

3.本着为学生负责的态度，班长、团支书必须如实填写学生的在校表现情况。

4.辅导员签署意见时，应客观、公正。

第七条  档案借阅

1.各学院主管学生工作的专职干部、辅导员均可借阅本学院学生的档案。外来单位需查阅时须持有介绍信，并说明查询内容和目的，经主管领导批准后方可查阅。

2.学生档案原则上不外借，一般仅在学籍科查询，需借出时须有主管领导批准后方可借出，并注意保密。

3.凡借阅的档案要严格保管，遵守保密制度，不得私自复印、拍照。不得涂改，划记号沾污撕页，更不能将档案交本人或亲属翻阅。

第八条  学生档案的保管与转递

1.学生档案由教务处学籍科统一保管，定期进行收集、整理和归档；

2.学生档案保管范围包括在校、休学、退学、开除学籍和已毕业未领取的档案。

3.对档案材料要专柜严格保管，经常检查，防止火烧、虫咬、水湿、磨破、丢失、差错、混乱等现象。

4.档案保管要排列整齐，布局合理，档案排列科学规范，便于查找。

5.学生档案在学业完成后，档案将密封好交至学生本人，自提送达报到地。

6.用人单位提取毕业生档案时，必须持单位人事部门介绍信和本人身份证（工作证），方可提取档案。

7.应届毕业生考取本科或研究生，录取单位提前调档时，必须持有调档函，由学籍科发档。